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Kassenführung 2020 – Die Neuen Vorgaben Für EDV-Kassen

Kassenführung 2020 – Die neuen Vorgaben für EDV-Kassen

Ab dem 01.01.2020 sind wieder Neuerungen bei der Kassenführung zu beachten, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen.

Aktuell dürfen Sie wahlweise die Kasse in Form einer offenen Ladenkasse oder durch Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems führen. Rein vorsorglich weisen wir in diesem Zusammenhang nochmals darauf hin, dass Sie bei Verwendung einer offenen Ladenkasse grundsätzlich auch der Einzelaufzeichnungspflicht unterliegen und täglich bei Kassenschluss einen Kassenbericht zur Ermittlung der Tageseinnahmen anfertigen müssen.

Benutzen Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem i.S.d § 146a Abs.1 S.1 AO, haben Sie zwingend die folgenden fiskalischen Vorgaben zu erfüllen.

Was sind elektronische Aufzeichnungssysteme?

Elektronische Aufzeichnungssystem i.S.d. § 146a Abs.1 S.1 AO sind

  • elektronische oder
  • computergestützte Kassensysteme oder
  • Registrierkassen.

Nicht dazu gehören explizit: Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter, Geld- oder Warenspielgeräte.

Elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen sind für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen und deren Abrechnung spezialisierte elektronische Systeme, die der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen, aber auch von vergleichbaren elektronischen oder vor Ort genutzten Zahlungsformen wie Geldkarte, Bonuspunktesystem, Gutschein, Guthabenkarte, etc. dienen. Eine Aufbewahrungsmöglichkeit für den Bargeldbestand ist für die Einstufung als elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nicht erforderlich.

Aufzeichnungspflichten

Ab dem 01.01.2020 sind bei Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems sämtliche Geschäftsvorgänge und sonstige Vorgänge zwingend elektronisch aufzuzeichnen. Eine manuelle Erfassung im Kassenbuch, wie bisher üblich, ist nicht mehr ausreichend.

Unter Geschäftsvorfall versteht man jede Änderung der Vermögenszu-sammensetzung, zum Beispiel:

  • Eingangs-/Ausgangsumsätze (Menge, Bezeichnung der Ware bzw. der Leistung, Preis pro Einheit),
  • Nachträgliche Stornierung eines Umsatzes,
  • Trinkgelder (Unternehmer, Arbeitnehmer),
  • Ausgabe oder Einlösung von Gutscheinen,
  • Privatentnahmen oder Privateinlagen,
  • Wechselgeldeinlage,
  • Vorgenommene Kassenabschöpfung (Geldtransit) sowie
  • Bezahlung von Rechnungen oder Löhnen.

Sonstige Vorgänge sind jede Betätigung der Kasse, die zur Erfassung von Geschäftsvorfällen führen könnte, zum Beispiel:

  • Trainingsbuchungen,
  • Sofort vorgenommene Stornierung eines unmittelbar zuvor erfassten Vorgangs,
  • Belegabbrüche,
  • erstellte Angebote und
  • nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle (z.B. Bestellungen).

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) verlangt zusätzlich, dass für jeden aufzeichnungspflichtigen Vorgang bei Beginn eine neue Transaktion gestartet wird, wobei unter Vorgangsbeginn jede Aktivität zu verstehen ist, die keinem geöffneten Vorgang zugeordnet werden kann.

Stellen Sie über Ihren Kassenbetreuer sicher, dass die von Ihnen eingesetzten Kassen auf dem aktuellen Stand sind, damit Sie die vorgenannten Vorgaben erfüllen können.

Die zertifizierte TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)

Elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen müssen ab dem 01.01.2020 die digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte TSE schützen. Diese zertifizierte TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.

Mit der zertifizierten TSE wird das Ziel verfolgt, die Integrität sowie Authentizität der digitalen Daten und deren Vollständigkeit zu gewährleisten.

Integrität bedeutet, dass eine Veränderung der Daten nach Erfassung verhindert oder erkennbar gemacht werden muss. Authentizität bedeutet die sichere Rückführbarkeit der Daten auf den Urheber.

Die technische Umsetzung kann auf unterschiedliche Arten erfolgen: Lokal (z.B. via Smartcard) oder fernverbunden (als „Cloud“-Lösung).

Derzeit ist noch keine zertifizierte TSE am Markt erhältlich, weswegen ein vollständiges Rollout zum 01.01.2020 zweifelhaft ist. Deshalb haben die Bund- und Länderfinanzverwaltungen am 25. September 2019 eine Nichtaufgriffsregelung hinsichtlich der Implementierung der TSE bis zum 30. September 2020 beschlossen.

Sie sollten allerdings nicht untätig bleiben und sich erst in 2020 mit dem Thema auseinanderzusetzen. Beginnen Sie am besten heute und gehen Sie auf die Kassenhersteller oder TSE-Anbieter zu, dass jedenfalls die TSE-Implementierung bis spätestens 30.09.2020 gewährleistet ist.

Übergangsregelung für nichtaufrüstbare Kassen

Für elektronische Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden gilt eine Übergangsregelung. Diese Kassensysteme dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden, wenn sie nicht mit der zertifizierten TSE aufgerüstet werden können. Die Nichtaufrüstbarkeit müssen Sie zwingend durch eine Bestätigung des Kassenherstellers nachweisen.

Beachten Sie:

Auf elektronische oder computergestützte Kassensysteme (dazu zählen auch App- und Tablet-Systeme) ist die vorgenannte Ausnahmeregelung nicht anwendbar (AEAO zu § 146a, Nr. 2.2.2).

Registrierkassen, für die die Übergangsregelung gilt, unterliegen im Übergangszeitraum nicht der Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO (s. unten).

Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck Folgendes mitzuteilen:

  1. Name und Steuernummer des Unternehmens,
  2. Art der zertifizierten TSE,
  3. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  4. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
  5. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  6. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  7. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Die Meldung muss für bis zum 31.12.2019 angeschaffte Systeme bis zum 31.01.2020 erfolgen, für ab dem 01.01.2020 angeschaffte Systeme bis einen Monat nach Anschaffung.

Wie die Meldung in der Praxis aussehen wird, ist aktuell allerdings noch nicht bekannt, vermutlich soll dies über ein elektronisches Meldeverfahren erfolgen. Daher ist auch hier damit zu rechnen, dass die Finanzverwaltung eine Übergangsregelung schaffen wird.

Belegausgabepflicht

Ab dem 01.01.2020 gilt eine Belegausgabepflicht. Um sicherzustellen, dass bei Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen jeder Geschäftsvorfall in den digitalen Grundaufzeichnungen abgelegt wird, muss jedem Kunden ein Beleg ausgehändigt werden, der gem. KassenSichV folgende Mindestangaben enthalten muss:

  1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens,
  2. Datum der Belegausstellung und Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie der Vorgangsbeendigung,
  3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,
  4. Transaktionsnummer,
  5. Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie anzuwendender Steuersatz oder im Fall der Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
  6. Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls,
  7. Betrag je Zahlungsart,
  8. Signaturzähler und
  9. Prüfwert.

Die Angaben auf dem Beleg müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein. Daher ist der QR-Code allein derzeit nicht ausreichend.

Die Belegausgabepflicht gilt für Sie nur, wenn Sie die Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen. Der Beleg muss unmittelbar im Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall zur Verfügung gestellt werden. Er kann elektronisch (unveränderbar) oder in Papierform ausgestellt werden. Der Kunde ist nicht zur Mitnahme des ausgestellten Belegs verpflichtet.

Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl nichtbekannter Personen kann die Finanzbehörde aus Zumutbarkeitsgründen nach Ermessen auf Antrag gem. § 148 AO eine Befreiung von der Belegausgabepflicht erteilen, falls die Belegausgabepflicht für das Unternehmen eine Härte darstellt, die glaubhaft dargelegt werden muss, und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. Die Befreiung kann jederzeit widerrufen werden, persönliche Gründe wie Alter und Krankheit des Steuerpflichtigen rechtfertigen regelmäßig keine Erleichterungen.

Bitte nehmen Sie die Neuerungen nicht „auf die leichte Schulter“. Die Erfahrungen der letzten Jahre in der Betriebsprüfung zeigen, dass das Finanzamt vorrangig nach formalen Mängeln in der Kassenführung sucht, um eine Zuschätzung zu erreichen.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, sollten Sie Fragen zu den o. g. Themen haben. Wir beraten Sie gerne.