Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen mit maschinenlesbaren Datensätzen zu akzeptieren bzw. empfangen zu können (nachfolgend E-Rechnungen). Insbesondere müssen Sie die eingegangenen E-Rechnungen – wie auch Ihre bisherigen Eingangsrechnungen – GoBD-konform archivieren (GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Für die Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027.

Unternehmer im obigen Sinne sind alle umsatzsteuerlichen Unternehmer im Sinne des § 2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Dies gilt selbst dann, wenn Sie ausschließlich steuerfreie Umsätze im Sinne des § 4 UStG tätigen und weder die Möglichkeit eines Vorsteuerabzugs haben noch Umsatzsteuer abführen müssen. Unternehmer ist man also bereits dann, wenn man beispielsweise nur eine Immobilie zu Wohnzwecken umsatzsteuerfrei vermietet, nur umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen erbringt oder auch als (nebenberuflicher) Landwirt. Auch in diesen Fällen sind Sie ab dem 1. Januar 2025 gesetzlich verpflichtet E-Rechnungen zu akzeptieren bzw. empfangen zu können.

Dafür ist es erforderlich, dass Sie den Prozess des Rechnungseingangs in Ihrem Unternehmen anpassen. Hierbei sind folgende Fälle zu unterscheiden:

1. Sie nutzen bereits DATEV Unternehmen Online (DUO):

Bitte richten Sie sich für Ihre Eingangsrechnungen eine zentrale E-Mail-Adresse ein (z.B.: rechnungen@firmamuster.de).

Zusätzlich ist jetzt noch die Registrierung auf der von DATEV neu geschaffenen E-Rechnungsplattform notwendig. Über den untenstehenden Link können Sie sich direkt registrieren.

www.datev.de/e-rechnungsplattform

Damit haben Sie dann bereits alle Voraussetzungen für den 01.01.2025 erfüllt.

Ihre Rechnungen werden dann von der E-Rechnungsplattform automatisch weitergeleitet an DATEV Unternehmen online für die Weiterverarbeitung und GoBD-konforme Archivierung. Die Freischaltung der automatischen Weiterleitung erfolgt ab 01.01.2025.

2. Sie nutzen bereits L+P online:

Bitte richten Sie sich für Ihre Eingangsrechnungen eine zentrale E-Mail-Adresse ein (z.B.: rechnungen@firmamuster.de).

Damit haben Sie dann bereits alle Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 erfüllt.

Achtung: L+P online bietet aktuell keine GoBD-konforme Archivierung Ihrer Rechnungen! Eventuell kommt aus diesem Grund für Sie ein Umstieg auf DATEV Unternehmen online in Frage.
(siehe 1.)

3. Sie nutzen weder DATEV Unternehmen Online (DUO) noch L+P online:

Bitte richten Sie für Ihre Eingangsrechnungen eine zentrale E-Mail-Adresse ein (z.B.: rechnungen@firmamuster.de).

Damit haben Sie dann bereits alle Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 erfüllt.

Wir empfehlen Ihnen bis spätestens Ende 2027 auf die DATEV E-Rechnungsplattform mit DATEV Unternehmen online (siehe 1.) umzustellen.

Im FAQ des Bundesfinanzministeriums erhalten Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zur E-Rechnung, unter folgendem Link:

Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025

Weitere Informationen der DATEV zum Thema E-Rechnungen und die gesetzliche Regelung können Sie unter folgendem Link nachlesen:

E-Rechnung: Erfolgreiche Umsetzung in Unternehmen

Bei Fragen stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.